Formalitäten

• Echtheitsbestätigung für Ihre Urkunden: Was ist nötig?
  Damit Ihre Urkunde im Zielland anerkannt wird, kann eine Echtheitsbestätigung erforderlich sein – je nach Land und Verwendungszweck (z.B. für behördliche Anträge). Es gibt zwei Möglichkeiten:
  • Apostille: Ein vereinfachtes Verfahren für Länder, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Die Apostille wird direkt im Ausstellungsland ausgestellt und bestätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels.
  • Legalisation: Ein mehrstufiges Verfahren für Länder, die nicht zum Haager Übereinkommen gehören. Dabei wird die Urkunde zunächst im Ausstellungsland beglaubigt und anschließend vom Konsulat des Ziellandes geprüft.

  Nähere Informationen zu den einzelnen Ländern finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes unter der Rubrik Internationaler Urkundenverkehr. Innerhalb der EU können bestimmte Urkunden von diesen Echtheitsbestätigungen ausgenommen und eventuell Übersetzungshilfen verfügbar sein (Verordnung (EU) 2016/1191/Apostillenverordnung). Internationale (mehrsprachige) Urkunden (Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse) nach dem CIEC-Abkommen sind in den beteiligten Vertragsstaaten von Förmlichkeiten befreit.

  Bitte klären Sie vor der Übersetzung, welche Formalitäten in Ihrem Fall gelten – am besten direkt mit der Stelle, bei der Sie die Urkunde einreichen oder Ihrem Konsulat.

• Zeugnisse: Die ausländische Zeugnisnote wird in der Übersetzung nicht in eine deutsche Note übertragen. Diese Bewertung obliegt ausschließlich den zuständigen Anerkennungsstellen oder Bildungseinrichtungen. Für ausführliche mehrsprachige Informationen zu Qualifikationsnachweisen siehe: Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB), Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen (inkl. Beratungs- und finanziellen Förderungsmöglichkeiten).
• Vollständigkeit der Übersetzung und Originalformatierung: Bei der Übersetzung Ihrer Dokumente werden nicht nur die Texte, sondern auch alle formalen Elemente berücksichtigt, die für eine bestätigte Übersetzung erforderlich sind. Dazu gehören: Stempel, Siegel und Wappen, (handschriftliche) Vermerke und Unterschriften, Apostillen, Legalisationen und Beglaubigungsvermerke sowie eine originalgetreue Formatierung. So wird sichergestellt, dass Ihre Übersetzung dem Originaldokument in Form und Inhalt vollständig entspricht.

Dokumentenformate: In welcher Form können Sie Ihre Dokumente zur Übersetzung übermitteln?

• Elektronische Originale: In Spanien und Lateinamerika werden viele Dokumente (inkl. Apostille) nur noch elektronisch ausgestellt (oft mit Online-Verifizierung). Diese elektronischen Originale können Sie bequem per E-Mail zusenden, um ein Angebot anzufordern oder eine Übersetzung beauftragen.
• Originaldokumente in Papierform: Falls Ihr Dokument nur in Papierform vorliegt, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Digitale Kopie (unkompliziert): Senden Sie eine vollständige, gut lesbare Kopie (PDF/Scan, alternativ Foto) per E-Mail. Die meisten Behörden akzeptieren Übersetzungen auf dieser Basis. Hinweis: Im Bestätigungsvermerk wird die Kopie als Grundlage genannt. Für offizielle Zwecke wie Eheschließung (Standesamt) oder Anerkennungsverfahren (Bezirksregierung) sollten Sie am besten das Original zur Übersetzung vorlegen.
  • Beglaubigte Abschrift: Klären Sie mit der Behörde, ob eine Übersetzung auf der Basis einer beglaubigten Abschrift ausreicht.
  • Originaldokument per Post: Falls eine Übersetzung auf der Basis des Originals erfolgen muss, senden Sie das Original bitte per Einschreiben zu. Ein persönlicher Termin ist nicht nötig, kann in Ausnahmefällen jedoch vereinbart werden (z.B. bei großformatigen Dokumenten).

Wichtige Vorbereitungsschritte

Planen Sie ausreichend Zeit für die Beschaffung Ihrer Dokumente und den Übersetzungsprozess ein. Klären Sie vorab mit der jeweiligen Zielbehörde:

Bei deutschen Behörden (z.B. Standesamt, Bezirksregierung, Anerkennungsstelle):

• Welche Dokumente übersetzt werden müssen und welche Formalitäten zu erfüllen sind.
• Ob die Übersetzung auf Basis des Originals erfolgen muss (siehe oben Dokumentenformate).

Bei ausländischen Behörden oder Konsulaten:

• Welche Dokumente übersetzt werden müssen und welche Formalitäten zu erfüllen sind.
• Ob die deutsche Übersetzer-Ermächtigung im Zielland problemlos anerkannt wird. Innerhalb der EU sollte dies bei öffentlichen Urkunden der Fall sein (Verordnung (EU) 2026/1191).
• Außerhalb der EU: Ob neben Apostille oder Legalisation noch eine Überbeglaubigung meiner Unterschrift (auf der bestätigten Übersetzung) durch das Landgericht Bielefeld erforderlich ist (nur für Urkunden aus dem Landgerichtsbzirk Bielefeld).

Ablauf Schritt für Schritt

• Angebot anfordern: Senden Sie mir eine gute und vollständige digitale Kopie Ihres Dokuments (ideal als PDF/Scan, alternativ als Foto) per E-Mail. Achten Sie bitte darauf, dass alle Seiten lesbar sind und keine Ränder oder Abschnitte fehlen. Geben Sie außerdem an, wie viele Dokumente übersetzt werden sollen und für welche Stelle die Übersetzung bestimmt ist.
• Unverbindliches Angebot erhalten: Sie erhalten ein kostenloses Angebot mit transparenten Angaben zu Preis, Bearbeitungsdauer und Zahlungsmodalitäten.
• Auftrag bestätigen: Nehmen Sie das Angebot an? Dann bestätigen Sie dies bitte per E-Mail und teilen Sie mir mit, ob die Übersetzung auf Basis der digitalen Kopie oder des Originaldokuments erstellt werden soll.
• Übersetzungserstellung: Ich fertige Ihre bestätigte Übersetzung präzise und termingerecht an.
• Versand: Sie erhalten Ihre Übersetzung bequem per Post.